1. 基本方針
TechGuide（以下「当方」）は、Mail Engagement（以下「本サービス」）で取り扱う情報を、本ポリシーに従って適切に管理します。本ポリシーは、本サービスの利用者および本サービスから送信されたメールの受信者に適用されます。
2. 取得する情報
利用者およびGoogle Workspaceに関する情報
- Googleアカウントのメールアドレス、表示名、アカウント識別子
- OAuthの認可情報、許可された権限および接続状態
- GmailのメッセージID、スレッドID、送受信者、件名、本文、添付ファイルおよび送受信日時
- メールの送信、返信、転送、下書きおよび同期に必要な処理結果
メール受信者の反応に関する情報
- 推定開封、リンククリックおよび返信の有無と日時
- クリックされたリンクの送信先URL
- User-Agent、参照元、言語などのリクエスト情報
- 不正アクセスや自動アクセスの判定に用いる、日ごとに変わる不可逆なIPアドレスのハッシュ値（生のIPアドレスは保存しません）
サービス運用情報
ログインセッション、操作履歴、監査ログ、障害・セキュリティ調査に必要な技術ログを取得します。
3. 利用目的
- 利用者の認証、Googleアカウント接続および権限管理
- メールの作成、送信、返信、転送、添付およびGmailとの同期
- 推定開封、リンククリック、返信の計測とタイムライン表示
- 配信状態の確認、失敗時の再照合、通知および対応状況の管理
- 不正利用の防止、セキュリティ確保、障害対応および監査
- 利用者からの問い合わせ、利用停止および削除依頼への対応
4. Google Workspace APIデータの取扱い
本サービスがGoogle Workspace APIから取得した情報の利用および他のアプリケーションへの転送は、Google API Services User Data Policy（Limited Use要件を含みます）に準拠します。
- Google Workspaceデータは、利用者に明示されたメール送信・追跡・返信管理機能の提供および改善に限って利用します。
- 広告配信、リターゲティング、信用評価、貸付判断、データ販売または情報仲介には利用しません。
- 利用者の明示的な同意、セキュリティ対応、法令上の義務、または匿名化・集計された内部運用上の必要がある場合を除き、担当者がメール本文等を閲覧しません。
- 機能提供に必要な委託先を除き、Google Workspaceデータを第三者へ販売または提供しません。
5. 開封・クリック計測
追跡を有効にしたメールには、小さな画像とリダイレクトURLを含めることがあります。受信者が画像を読み込むかリンクを開くと、推定開封またはクリックとして記録されます。メールソフトの画像キャッシュ、プライバシー保護機能、セキュリティ製品または自動アクセスにより、実際の行動と一致しない場合があります。
受信者は、下記窓口へ追跡の停止、記録の確認、削除または利用停止を依頼できます。以後のメールを追跡なしで送信するよう、利用者側の運用を変更することもできます。
6. 委託先および第三者提供
当方は、利用目的の達成に必要な範囲で、次のサービス提供者へ処理を委託します。
- Google: 認証、Gmail API、Google Workspaceアドオン、添付ファイルの一時保存
- Vercel: Webアプリケーションのホスティングと実行
- Neon: データベースのホスティング
委託先には、サービス提供に必要な範囲だけ情報を取り扱わせます。このほか、本人の同意がある場合、法令に基づく場合、生命・身体・財産の保護に必要な場合を除き、個人情報を第三者へ提供しません。メール送信時には、利用者が指定した受信者へメール本文と添付ファイルが送信されます。
7. 保存期間
- 推定開封・クリック等の反応イベント: 既定730日
- 監査ログ: 既定365日
- アプリケーションログ: 原則90日
- メール送信メタデータ: 利用目的、運用上の必要または削除依頼への対応が終了するまで
- 添付ファイル: 送信成功後に削除し、処理失敗等で残った場合も24時間以内に削除
- Googleの認可情報: アカウント接続の解除または利用終了まで
法令、契約または個別の削除依頼により、上記より短い期間が必要な場合は短い期間を優先します。
8. 安全管理
通信の暗号化、認可情報の暗号化、最小権限、アクセス制御、監査ログ、追跡用トークンのハッシュ化、添付ファイルの短期保存など、情報の漏えい、紛失、改ざんまたは不正アクセスを防ぐために合理的な安全管理措置を講じます。
9. Cookie等
本サービスは、ログイン状態を安全に維持するためにCookieを使用します。Cookieを無効にすると、管理画面へログインできない場合があります。
10. 開示・訂正・削除・利用停止
本人または正当な代理人から、情報の開示、訂正、削除または利用停止の依頼を受けた場合、本人確認のうえ、適用法令および運用上可能な範囲で対応します。Googleアカウントの接続解除後は、新たなGoogle Workspaceデータへアクセスしません。
11. ポリシーの変更
取扱内容を変更する場合、本ページを更新します。Google Workspaceデータの利用目的を追加または変更する場合は、必要に応じて事前に通知し、改めて同意を取得します。
12. お問い合わせ
TechGuide
〒160-0022 東京都新宿区新宿7-20-6 大久保マンション1F
メール: y.takahashi@techguide.jp
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